パンデミック後のリモート会議

マックス・パーマー著 • 2023年5月14日

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対面会議とリモート会議についての会話を続けます。 非常に有意義な会議があるのに、まったく役に立たない会議があるのはなぜでしょうか? これらのリモート会議をさらに活用する方法を見てみましょう。

ライブカンファレンスでプレゼンテーションを行う場合、聴衆は魅了されます。 バーチャル会議では、画面ではなくカメラを見る必要があります。 この変化に適応するのに時間がかかった可能性があります。 オフィスに戻ってくる人が増え、さらに分裂が進んでいます。ライブの聴衆から見て、注意を払う必要があるでしょう。そして、カメラに戻ります。 画面を見ると、カメラの角度のせいで誰にも話しかけていないように見えます。 まだ在宅勤務中の参加者が他に 1 人だけかどうかにかかわらず、聴衆はカメラであると想定し続けてください。

メモに関しては、手に持ったメモから読むことも、コンピューター画面から読むこともできます。 ただし、頭を上げたときは常にカメラから目を離さないようにしてください。 メモを取らずに話し、内容のほとんどを暗記することは、プロとしての絶対的な要件です。 カメラやメモに注意をそらされないようにしてください。 もう一つの悪い習慣は、カメラを見つめながら顔を触ることです。

ビデオ会議でキーボードを使用してメモを取ったり、他のタスクを実行したりすると、見た目は良くありません。 会議中により多くのアイデアを生み出すには、全員が細心の注意を払い、心理的に参加していることが最善です。 課題はキーボードかもしれません。 あなたの指がキーボードをタップすることで、他のチームメンバーがイライラする可能性があります。 会議の基本コンセプトの 1 つは、キーボードの使用を減らすことです。 会議でメモや議事録を取るときは、必要に応じて静かなキーボードを使用し、どうしても必要な場合にのみ入力してください。

さらに良いことに、ビデオ会話中に会議を録画し、後でメモを送信できます。 最上位の仮想会議プログラムを使用してビデオ会議画面を録画できます。 ただし、非常にプライベートなビデオ会議の主催者が録画を禁止する場合があるため、必ず事前に許可を得てください。

他のプレイヤーが見えないので、自分のモーションは無意味だと思うかもしれません。 ただし、体の動きを最小限に抑えることが重要です。 いくつかの意味は非言語的に伝えることができます。 できるだけ体を動かさないことが重要です。 あなたが左右に揺れると、他のプレイヤーはイライラして気が散ってしまいます。 やめてください。 会議中に不快感や疲労感を示す同様の兆候は、頻繁に席を移動することです。

これは会議の主催者だけのことではありません。 どのようなカンファレンスでも、休憩は最小限にとどめるべきですが、それでもリラックスできる休憩のための十分な時間を確保する必要があります。 ただし、長時間にわたる会議を行う場合は、長い休憩と食事の提供が不可欠です。 休憩なしの 5 時間のライブ会議またはバーチャル会議は楽しいものではありません。 参加者は、トイレを使用したり、食事をしたり、くつろいだり、あるいは単にイベントから少し離れたりする機会を感謝するでしょう。 運動は認知的健康を向上させることに留意してください。

では、会議の休憩に最適な時間帯は何時なのでしょうか? 会議のスケジュールを作成するときは、会議と休憩の長さを考慮する必要があります。 規則 52 および 17 に従って、会議は 52 分間継続し、17 分間の休憩を挟む必要があります。これにより、参加者の生産性が向上します。 タイミングを変更することもできます。 会議は 50 分、休憩 20 分、合計 70 分としてスケジュールできます。 これがルールですが、私たちの会社では、ほとんどの会議は 30 分で休憩なしで行われており、これが私たちにとってはうまく機能しています。

カメラの前で食事をしないでください。 コンピューターの近くで食事をしないことは、キーの間にパンくずが詰まるのを防ぐためのコンピューター使用規則の 1 つです。 バーチャルかどうかにかかわらず、会議中に食事をすることはプロフェッショナルではないとみなされる可能性があります。 あたかも直接会っているかのように振る舞うようにしてください。 特に小規模な会議では、食事が大きな気を散らす可能性があります。

終了ボタンを押すと、いつでも会議から退席できます。 ただし、参加者をゴースト化してはいけません。 主催者はあなたを講演やプレゼンテーションに招待する場合があります。 あなたが辞めたことを彼らが知った場合、彼らはあなたを会話から除外し、その任務を引き受ける別の人を選ぶことができます。

予期せぬ状況により、会議から退席せざるを得なくなる場合があります。 ただし、誰かに知らせる必要があります。 チャット メッセージを送信するのが最適な選択肢です。 できる限り礼儀正しく、退職の理由を説明してください。 この状況では、ビデオ会議ウィンドウを閉じて、戻ったらもう一度開きます。

会議でプレゼンテーションを行うときは、他の参加者と画面を共有する必要がある場合があります。 無関係なファイルがコンピュータ上に存在する可能性があります。 不快な素材や無関係な素材を画面に共有するのは、プロフェッショナルらしくありません。 不適切なコンテンツによってビジネスの評判が損なわれる可能性があります。 画面を共有するときは、他の会議出席者に見せたいものだけが表示されるようにしてください。 また、プライバシーを念頭に置き、顧客情報を画面上に表示しないようにしてください。

ビデオ会話を開始する前に、不要なブラウザのタブやアプリケーションを閉じてください。 デスクトップ全体を共有している場合、オートコンプリートの結果は恥ずかしいものになる可能性があります。 別のブラウザタブを開いて、機密情報を保護するための準備を事前に行ってください。 デスクトップ全体を共有するのではなく、1 つの画面またはプログラムを共有するのが最善です。 これにより、視聴者がコンテンツをどのように見るかに影響を与えることができます。 すべてはあなたとあなたのメインメッセージを中心に展開するべきであり、それ以外のものは何もありません。

オンライン会議はプロフェッショナルな方法で適切に終える必要があります。 これを達成するためのより好ましい方法の 1 つは、Twitter と Medium の共同創設者である Ev Williams 氏が推奨しているクロージング ラウンドを利用することです。 最終ラウンドの考え方は基本です。 会議中に取り上げられる主題についての閉会の挨拶のみを要求します。 これは 30 秒以内に完了します。 最終ラウンドでは、誰もが数秒間の質問や苦情を述べる機会があります。 ホストとして、あなたは何も言う必要はありません。そうすれば、あなたがホストとして他の視点を大切にしていることがわかります。

次に、主催者として 1 分間かけてカンファレンスからの重要なポイントを強調します。ただし、重要な点をすべて押さえてはいけません。 理想的には、締めの挨拶を事前に準備しておく必要があります。

最後に、会議の主催者は、自分でブロードキャストを終了する可能性があるため、最後に退席する必要があります。 他の人が通話中にビデオ通話を終了するのは失礼とみなされる場合があります。 他の人たちに良い気持ちを残せるように、明るいお別れをしてください。

画像クレジット: 写真提供: Katerina Bolovtsova; ペクセル; ありがとう！

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